Enviar un email de confirmación automático en un formulario de Google

Utilizar los formularios de Google es una buena manera de enviar a los usuarios encuestas sencillas o elaboradas, solicitar opinión o incluso también es posible utilizarlos como herramientas de evaluación creando exámenes tipo test.

La cuestión surge cuando el dueño de un formulario desea enviar un mensaje de correo automatizado a los usuarios que completan el formulario. Puede ser de interés en los siguientes casos:

  • Los invitados a un evento se inscriben utilizando un formulario y la Dirección del Congreso desea enviarles automáticamente el programa y un mensaje de bienvenida.
  • Un profesor ha preparado un examen tipo test para sus alumnos utilizando un formulario y desea enviarles automáticamente un mensaje con algunos enlaces y sugerencias para estudiar, además de indicarles si lo han realizado en el plazo exigido.
  • Una empresa ha publicado un formulario en la sección de contacto de su página web y desea enviar un mensaje personalizado a todas las personas que solicitan información comercial.

La mala noticia es que los formularios de Google no ofrecen esta posibilidad de manera directa, pero la buena noticia es que sí es posible hacerlo utilizando el lenguaje de programación de Google llamado GAS (Google Apps Script).

GAS es un lenguaje muy parecido a JavaScript, pero en vez de ejecutarse en el navegador del usuario, el código se ejecuta en los servidores de Google.

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Figura 1. Automatizar el envío de un correo al completar un formulario.

Se puede ver en la figura 1 cómo funciona el envío automático de un email. El procedimiento sería el siguiente:

  • Paso 1. El usuario rellena el formulario.
  • Paso 2. Se ejecuta el código programado en GAS.
  • paso 3. Se envía al usuario un email personalizado automático.

En este proceso no es necesaria la intervención del usuario. Una vez se ha configurado el título del mensaje, el contenido y las acciones, el mensaje se enviará inmediatamente una vez el usuario haya completado el formulario.

  • Cuando un usuario rellena un formulario, los datos se almacenan en el propio formulario, pero también se guardan en una hoja de cálculo de Google asociada al mismo. En esta hoja de cálculo es donde hay que añadir esta programación GAS.

Nota importante: Los correos se envían desde la cuenta de Gmail donde se ha creado el formulario, por lo tanto, debes tener en cuenta no enviar más de 100 correos al día porque llegarías al límite de envío que indica en los términos de servicio del correo electrónico de Google.

En este artículo de los foros oficiales de Google Drive puedes encontrar un ejemplo de código que escribí y que permite realizar esta tarea, sólo tendrás que configurarlo, añadiendo el ID de tu hoja de cálculo, escribiendo los números de columna de tu hoja donde están los campos correspondientes al nombre, apellidos, email y activando los permisos necesarios.

Respecto al código que puedes ver en el ejemplo del enlace de arriba, sólo tienes que hacer una modificación y sustituir la línea siguiente:

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-START-

GmailApp.sendEmail(correo,email_title,email_body, {name:’EmpresaBBB’,replyTo:’noreply’} );

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-END-

por ésta otra (puedes copiarlo desde este artículo):

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-START-

GmailApp.sendEmail(correo,email_title,email_body, {name:’EmpresaBBB’,replyTo:”} );

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-END-

Si no lo haces, cuando envíes el correo, recibirás un error.

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Compartir documentos de manera anónima en Google

En Google puedes compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones con otros usuarios. Esta característica es muy potente porque permite el trabajo colaborativo entre diferentes personas, grupos o departamentos.

Cuando se  quiere compartir un recurso, por ejemplo un documento, se utiliza el menú “Archivo/Compartir” escribiendo la cuenta de Google de la persona con la que se desea compartir la información (ver figura 1). Recuerda que el inicio de sesión de Google identifica al usuario para darle acceso al recurso.

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Figura 1. Compartir un documento de Google Drive con otros usuarios.

Al compartir un documento con algunos usuarios, dichos usuarios pueden ver con quién se ha compartido, es decir, no hay anonimato en un recurso compartido. Cualquier usuario puede ver los nombres y direcciones de los usuarios que tienen acceso al documento.

También es posible compartir un documento publicándolo en la web con la opción “Archivo/Publicar en la web” (ver figura 2). Con este modo, cualquier usuario con acceso a la dirección (URL) del recurso, puede acceder y nadie puede conocer las personas que tienen acceso.

Cualquier documento que se publica en la web se convierte en público y por lo tanto, no es adecuado si la información es sensible o confidencial.

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Figura 2. Publicar en la web un documento de Google Drive.

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Insertar una imagen en el encabezado de un documento de Google

Para insertar una imagen en el encabezado de un documento de Google, haz doble clic en la parte superior de la hoja para situar el cursor (ver figura 1).

Escribir en el encabezado
Figura 1. Activa el encabezado con un doble clic.

Usa la opción “Insertar/Imagen” del menú para subir la imagen desde tu equipo.

Recuerda que es buena idea optimizar las imágenes antes de subirlas o tu página web puede tardar mucho en cargar y Google te puede penalizar, es decir, tendrás una pérdida en tu posicionamiento orgánico (SEO).

Una vez que tienes la imagen en el encabezado, haz clic en ella para seleccionarla. Verás las opciones “En línea | Ajustar texto y Dividir texto”. Estas opciones definen el ajuste de la imagen con el texto (ver figura 2).

Imagen encabezado documento
Figura 2. Propiedades de ajuste de la imagen.

Puedes utilizar los pequeños tiradores cuadrados de color azul que se muestran en las esquinas de la imagen para reducir su tamaño y tener mayor libertad de movimiento dentro de la cabecera.

Haz clic en la opción “Ajustar texto” para mover o flotar libremente la imagen dentro de la cabecera.

Para salir de la cabecera, haz clic más abajo en algún punto de la hoja y el cursor se activará para que puedas continuar escribiendo tu fantástico documento.