Recuperar las respuestas de un formulario de Google. Acuse de recibo automático

Una usuaria nos preguntaba a través de las redes sociales, cómo podía ver las respuestas que escribió en un examen que hizo con un formulario de Google.

Un formulario se crea desde una cuenta de Google, por lo tanto, aquella persona que lo diseña, se convierte en el editor y propietario del formulario, es decir, podrá añadir, borrar o cambiar las preguntas y el diseño. También va a poder eliminar el formulario y acceder a todas las respuestas enviadas.

Una vez que el formulario se lanza y los usuarios comienzan a rellenarlo enviando las primeras respuestas, éstas se almacenan en el propio formulario, pero también en una hoja de cálculo vinculada al mismo.

Si tú eres el propietario o propietaria del formulario, el acceso a las respuestas es directo, sólo tienes que iniciar sesión en la cuenta de Google que utilizaste para crearlo, abrir el formulario y hacer clic en la pestaña “Respuestas” para poder verlas de manera individual o resumida, incluso con algunos gráficos estadísticos.

«Sólo el propietario o propietaria del formulario o en su defecto los colaboradores, tienen acceso a todas las respuestas de un formulario de Google

Pero, la pregunta venía porque la usuaria había realizado el examen con un formulario de Google que ella no había creado y aunque le indicaron que le enviarían las respuestas, nunca lo hicieron y ella quería recuperarlas.

En este caso, como la usuaria no es la propietaria del formulario, no puede tener acceso a las respuestas y entonces la única opción sería tratar de contactar con el propietario o propietaria del mismo para que se las enviara personalmente.

Pie del vídeo: Aprende en este vídeo de nuestro canal de YouTube cómo activar el envío automático de respuestas para un formulario de Google.

En los formularios de Google se puede activar una opción para enviar al usuario por correo de manera automática una copia de las respuestas. Seguramente, en este caso, esta opción no estaba activada. Hacerlo es muy fácil, arriba te dejamos un vídeo tutorial de cómo hacerlo y también aquí te escribimos los pasos detallados:

  1. Inicia sesión en tu cuenta de Google y accede al formulario
  2. Haz clic en la rueda dentada situada en la esquina superior derecha
  3. Marca la casilla “Recopilar direcciones de correo electrónico”
  4. Marca la casilla “Acuse de recibo de respuestas”
  5. Haz clic en el botón “Guardar” para confirmar los cambios

Con esta opción, cuando alguien complete un formulario, se le enviará a su correo electrónico inmediatamente una copia de las respuestas que podrá conservar.

En esta imagen se puede ver las opciones de configuración que permite el formulario.
Pie de la imagen: Para ver las opciones de configuración del formulario de Google haz clic en la rueda dentada situada justo a la izquierda del botón «Enviar».

Algunos enlaces del soporte de Google para aprender más sobre los formularios:

Enviar un email de confirmación automático en un formulario de Google

Utilizar los formularios de Google es una buena manera de enviar a los usuarios encuestas sencillas o elaboradas, solicitar opinión o incluso también es posible utilizarlos como herramientas de evaluación creando exámenes tipo test.

La cuestión surge cuando el dueño de un formulario desea enviar un mensaje de correo automatizado a los usuarios que completan el formulario. Puede ser de interés en los siguientes casos:

  • Los invitados a un evento se inscriben utilizando un formulario y la Dirección del Congreso desea enviarles automáticamente el programa y un mensaje de bienvenida.
  • Un profesor ha preparado un examen tipo test para sus alumnos utilizando un formulario y desea enviarles automáticamente un mensaje con algunos enlaces y sugerencias para estudiar, además de indicarles si lo han realizado en el plazo exigido.
  • Una empresa ha publicado un formulario en la sección de contacto de su página web y desea enviar un mensaje personalizado a todas las personas que solicitan información comercial.

La mala noticia es que los formularios de Google no ofrecen esta posibilidad de manera directa, pero la buena noticia es que sí es posible hacerlo utilizando el lenguaje de programación de Google llamado GAS (Google Apps Script).

GAS es un lenguaje muy parecido a JavaScript, pero en vez de ejecutarse en el navegador del usuario, el código se ejecuta en los servidores de Google.

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Figura 1. Automatizar el envío de un correo al completar un formulario.

Se puede ver en la figura 1 cómo funciona el envío automático de un email. El procedimiento sería el siguiente:

  • Paso 1. El usuario rellena el formulario.
  • Paso 2. Se ejecuta el código programado en GAS.
  • paso 3. Se envía al usuario un email personalizado automático.

En este proceso no es necesaria la intervención del usuario. Una vez se ha configurado el título del mensaje, el contenido y las acciones, el mensaje se enviará inmediatamente una vez el usuario haya completado el formulario.

  • Cuando un usuario rellena un formulario, los datos se almacenan en el propio formulario, pero también se guardan en una hoja de cálculo de Google asociada al mismo. En esta hoja de cálculo es donde hay que añadir esta programación GAS.

Nota importante: Los correos se envían desde la cuenta de Gmail donde se ha creado el formulario, por lo tanto, debes tener en cuenta no enviar más de 100 correos al día porque llegarías al límite de envío que indica en los términos de servicio del correo electrónico de Google.

En este artículo de los foros oficiales de Google Drive puedes encontrar un ejemplo de código que escribí y que permite realizar esta tarea, sólo tendrás que configurarlo, añadiendo el ID de tu hoja de cálculo, escribiendo los números de columna de tu hoja donde están los campos correspondientes al nombre, apellidos, email y activando los permisos necesarios.

Respecto al código que puedes ver en el ejemplo del enlace de arriba, sólo tienes que hacer una modificación y sustituir la línea siguiente:

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-START-

GmailApp.sendEmail(correo,email_title,email_body, {name:’EmpresaBBB’,replyTo:’noreply’} );

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-END-

por ésta otra (puedes copiarlo desde este artículo):

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-START-

GmailApp.sendEmail(correo,email_title,email_body, {name:’EmpresaBBB’,replyTo:»} );

-AMAZONPOLLY-ONLYWORDS-END-

Si no lo haces, cuando envíes el correo, recibirás un error.

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Compartir documentos de manera anónima en Google

En Google puedes compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones con otros usuarios. Esta característica es muy potente porque permite el trabajo colaborativo entre diferentes personas, grupos o departamentos.

Cuando se  quiere compartir un recurso, por ejemplo un documento, se utiliza el menú «Archivo/Compartir» escribiendo la cuenta de Google de la persona con la que se desea compartir la información (ver figura 1). Recuerda que el inicio de sesión de Google identifica al usuario para darle acceso al recurso.

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Figura 1. Compartir un documento de Google Drive con otros usuarios.

Al compartir un documento con algunos usuarios, dichos usuarios pueden ver con quién se ha compartido, es decir, no hay anonimato en un recurso compartido. Cualquier usuario puede ver los nombres y direcciones de los usuarios que tienen acceso al documento.

También es posible compartir un documento publicándolo en la web con la opción «Archivo/Publicar en la web» (ver figura 2). Con este modo, cualquier usuario con acceso a la dirección (URL) del recurso, puede acceder y nadie puede conocer las personas que tienen acceso.

Cualquier documento que se publica en la web se convierte en público y por lo tanto, no es adecuado si la información es sensible o confidencial.

googledrivetraining-publicar-web
Figura 2. Publicar en la web un documento de Google Drive.

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