Learn Google Drive with experts by BITS&CHIPS Channel
En el anterior artículo, explicábamos paso a paso el proceso para imprimir en papel un formulario de Google.
En este nuevo vídeo de nuestro canal de YouTube, podrás aprender a hacerlo y además te explicamos algunos trucos para que tu formulario sea perfecto y tenga éxito.
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Los formularios de Google son una magnífica herramienta para recoger información, puedes utilizarlos para crear una encuesta, una solicitud de información, una evaluación para un examen o en cualquier escenario donde necesitas recopilar información online rápidamente Además, es una herramienta gratuita.
Puedes crear un formulario en unos minutos, sólo tienes que añadir los campos necesarios y compartirlo en la web, por email o por otros medios, como las redes sociales.
Objetivo
Veremos paso a paso cómo generar una copia impresa de tu formulario de Google. Los formularios pueden imprimirse en papel, pero también puedes obtener una copia en PDF. Es muy útil en ocasiones donde los usuarios lo rellenan en persona.
Instrucciones
Partimos de un formulario creado, nosotros hemos diseñado uno sencillo con los campos típicos: nombre, apellidos, email, etc (véase figura 1).
En este punto el formulario estaría listo para compartirlo online, pero quieres obtener una versión impresa del mismo. En breve te lo explicamos, pero antes fíjate en algunos detalles.
Novedades en formularios
Observa la cabecera del formulario (véase figura 2). Hay dos detalles importantes:
El email sólo te dice que tu formulario guardará el correo electrónico de los usuarios que lo rellenan y además también te dice cuál es la cuenta que estás usando para crear el formulario (en este ejemplo, bitschips@gmail.com). Cuando diseñes tu formulario, ahí podrás ver la cuenta de Gmail estés usando en ese momento, en la que hayas iniciado sesión.
El icono de la nube que aparece a la derecha te indica que el formulario guarda automáticamente todos los cambios que haces en el formulario, no tienes que preocuparte por guardar. Lo mismo sucede en Google Drive con los documentos y las hojas de cálculo que se guardan a cada instante.
Es importante recordar que los formularios de Google no tienen historial de versiones como las hojas de cálculo o los documentos, por lo tanto, no podrás volver a versiones anteriores de tu formulario, por ejemplo, si quisieras volver a la versión de hace una semana o en cualquier otra fecha atrás, no podrás, tendrías que editar de nuevo el formulario.
No te preocupes por el email que aparece en la cabecera de tu formulario, no se comparte con nadie al enviar el formulario. Sólo lo verás mientras editas las preguntas.
Puedes hacer una prueba, copia el enlace del formulario y lo abres en otro navegador o en la ventana de incógnito de Chrome, verás que no aparece (véase figura 3).
Ahora ya puedes crear una copia impresa del formulario, para ello, desde la edición del formulario pulsa el atajo CTRL+P (imprimir) o elige la opción “Imprimir” desde el menú lateral, los tres puntitos verticales situados en la esquina superior derecha (véase figura 4).
Una vez hayas seleccionado la opción para imprimir, en una nueva ventana verás el aspecto final del formulario y podrás elegir las páginas a imprimir y cambiar la orientación. Podrás imprimirlo cómodamente en tu impresora favorita o guardar una copia en PDF (véase figura 5).
Formularios perfectos
Si quieres diseñar un formulario de Google perfecto, es buena idea pasar un proceso de revisión. Te recomendamos que antes de enviarlo a todos los destinatarios, hagas una prueba enviándolo a un pequeño grupo, por ejemplo, a tus amigos para que lo rellenen y te hagan llegar su opinión. ¡Somos humanos y nos podemos equivocar! Seguro que te recomiendan correcciones o te ofrecen sugerencias que no habías pensado.
Una vez finalizado el proceso de revisión, tu formulario estará listo para enviar y seguro que va a ser todo un éxito.
Repaso final
En este artículo hemos visto cómo se puede generar una copia impresa de un formulario de Google para poder entregarlo personalmente en tu evento. Recuerda utilizar la opción para imprimir (CTRL+P) desde la edición del formulario. Aunque también puedes imprimir el formulario desde la vista previa (pulsando el icono del ojo), verás que hay pequeñas diferencias en el diseño que no lo aconsejan. Esperamos que te haya sido útil. Ahora a practicar.
Puedes ver el vídeo tutorial aquí
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Un usuario en nuestras redes sociales nos preguntaba si era posible desmarcar alguna de las opciones seleccionadas antes de enviar un formulario.
En un formulario de Google tienes muchos tipos de campos. Algunos son de texto, como los que usas para escribir el nombre y apellidos. Otros son desplegables, donde haces clic y eliges una opción, como cuando eliges el país o la provincia y también tienes casillas de verificación donde sólo puedes hacer clic en una opción, como por ejemplo cuando tienes que elegir entre los horarios de mañana, tardes o noches.
Cuando empiezas a rellenar un formulario y en concreto en las casillas de verificación, si marcas una opción, esa pregunta ya no permite dejar desmarcadas todas las opciones como al principio. Es evidente que puedes hacer clic en otra opción para cambiar tu selección en cualquier momento, pero no dejar todas las casillas como al principio sin seleccionar.
La pregunta venía porque el usuario quería enviar el formulario sin marcar alguna de las opciones en este tipo de pregunta y no sabía cómo hacerlo.
La única manera es recargar el formulario para limpiar tus selecciones. Aprovechamos la pregunta para recordaros que es muy sencillo hacerlo utilizando el atajo de teclado F5, de este modo, el formulario se reinicia y todas las respuestas aparecen limpias.
Más información sobre formularios en el soporte oficial de Google
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